KI-Agentur Preise 2026: Was Sie wirklich zahlen, Posten für Posten
Ein einzelner automatisierter Workflow, der von einer Agentur entwickelt wird, kostet 2.000 bis 6.000 EUR. Ein Multi-System-Projekt mit drei oder mehr Integrationen liegt zwischen 10.000 und 25.000 EUR. Der laufende Betrieb danach schlägt mit 40 bis 600 EUR pro Monat an Modell- und Plattformgebühren zu Buche. Diese drei Zahlen beantworten die Kernfrage. Der Rest dieses Artikels zeigt genau, wohin jeder Euro fließt, damit Sie jedes Angebot präzise prüfen und Lücken sofort erkennen können.
Was die Erstellung der einzelnen Projekttypen kostet
Website-Chatbot auf Basis Ihrer eigenen Inhalte: 2.000 - 4.000 EUR, 2-3 Wochen. Content-Ingestion, Prompt-Design, Chat-UI, Übergabe an Menschen, eine CRM-Anbindung.
Ein einzelner automatisierter Workflow, z. B. Lead-Qualifizierung: 2.500 - 6.000 EUR, 2-4 Wochen. Trigger, Scoring-Logik, CRM-Rückschreibung, Benachrichtigungen, Monitoring-Dashboard.
Dokumenten- und Rechnungsverarbeitung: 5.000 - 12.000 EUR, 4-7 Wochen. Extraktionsschema, Validierungsregeln, Queue zur manuellen Überprüfung, Export in das Buchhaltungssystem.
Interner Wissensassistent (RAG): 6.000 - 14.000 EUR, 4-8 Wochen. Dokumenten-Pipeline, Vector Store, Zugriffskontrolle pro Team, Quellennachweise.
Multi-System-Automatisierung mit 3 oder mehr Integrationen: 10.000 - 25.000 EUR, 6-14 Wochen. Mehrere Agenten, Orchestrierung, Fehlerbehandlung, Audit-Log, Mitarbeiterschulung.
Dies sind Einrichtungs- und Entwicklungskosten für ein System, das vollständig Ihnen gehört. Es handelt sich nicht um Lizenzgebühren, und Ihre laufenden Modellkosten sind darin nicht enthalten.
Die vier Preismodelle und wann sie jeweils fair sind
Fester Projektpreis. Ein fester Betrag für einen klar definierten Leistungsumfang. Fair, wenn der Umfang wirklich bekannt ist: ein Chatbot, ein Workflow, eine Integration. Bestehen Sie auf einer schriftlichen Liste aller Deliverables, denn der wesentliche Schutz eines Festpreises liegt in der schriftlichen Fixierung des Umfangs.
Nach Zeit und Aufwand (Time & Materials), 70 - 150 EUR pro Stunde. Fair für Discovery-Phasen, für R&D-Aufgaben ohne vorab bekannte Lösungen und für kleine Änderungen nach dem Launch. Nicht fair als Abrechnungsmodell für eine komplette Ersterstellung, da Sie das volle Risiko der Lernkurve der Agentur tragen. Wenn eine Agentur bei einem Erstprojekt ausschließlich auf Stundenbasis arbeiten will, fragen Sie, warum sie etwas nicht kalkulieren kann, das sie angeblich schon einmal gebaut hat.
Monatlicher Retainer, 500 - 3.000 EUR. Fair nach dem Launch, um Monitoring, Prompt-Tuning, Modell-Upgrades und ein festes Kontingent an Änderungsstunden abzudecken. Fragen Sie genau nach, wie viele Stunden enthalten sind und was mit ungenutzten Stunden passiert. Ein Retainer ohne konkrete Stundenzahl ist lediglich ein Abonnement dafür, Kunde von jemandem zu sein.
Erfolgsbasiert, z. B. ein Anteil an eingesparten Stunden oder Neumsatz. Selten und schwer ehrlich messbar. Funktioniert nur, wenn die zugrunde liegende Kennzahl bereits vor Projektstart existierte und verlässlich gemessen wurde.
Laufende Kosten: Der Teil, der viele überrascht
Die Entwicklung ist einmalig. Diese Kosten fallen wiederkehrend an und sind in den meisten Angeboten direkt von Ihnen zu zahlen, nicht von der Agentur:
- LLM API-Nutzung: 20 - 400 EUR pro Monat. Ein Chatbot, der 1.000 Konversationen im Monat über ein Mid-Tier-Modell abwickelt, liegt typischerweise bei 30 - 80 EUR. Dokumentenverarbeitung in großem Umfang oder Aufgaben mit langen Kontexten treiben diesen Wert an das obere Ende der Spanne.
- Automatisierungsplattform: 0 - 100 EUR pro Monat. Make.com und n8n Cloud-Pläne liegen bei 10 - 60 EUR für typische KMU-Volumina; selbst gehostetes n8n verursacht stattdessen reine Serverkosten von etwa 15 - 40 EUR.
- Vektordatenbank oder Suche: 0 - 70 EUR pro Monat. Kostenlose Tiers decken die meisten KMU-Dokumentenbestände ab.
- Hosting und Monitoring: 10 - 50 EUR pro Monat.
- Support-Retainer: 0 - 3.000 EUR pro Monat, je nachdem, ob Sie einen solchen buchen.
Für ein typisches KMU, das zwei bis drei Automatisierungen betreibt, liegen die gesamten monatlichen Betriebskosten ohne Retainer bei 60 - 250 EUR. Lassen Sie sich diese Zahl vor der Vertragsunterzeichnung schriftlich geben – getrennt vom Honorar der Agentur. Eine Agentur, die Ihre laufenden Kosten nicht schätzen kann, hat Ihr Datenvolumen nicht modelliert.
Die sechs Kostenpunkte, die oft versteckt werden
- Discovery als separates Projekt abgerechnet. Einige Agenturen berechnen 1.500 - 5.000 EUR für ein Strategiedokument und bieten die Umsetzung danach separat an. Fragen Sie, ob die Discovery-Kosten auf die spätere Entwicklung angerechnet werden. Bei uns ist die Discovery kostenlos – denn ein bezahltes Audit, das zu nichts führt, hat für Sie keinen Wert.
- API-Konten laufen auf den Namen der Agentur. Wenn das OpenAI- oder Anthropic-Konto der Agentur gehört, läuft Ihre Nutzungsabrechnung über diese – oft mit Aufschlag – und Sie können die Agentur nicht ohne Migration verlassen. Konten müssen vom ersten Tag an Ihnen gehören.
- Prompts und Code werden nicht übergeben. Fragen Sie direkt: Erhalten wir nach der Schlusszahlung das Repository, die Prompts und die Workflow-Exporte? Wenn die Antwort Einschränkungen enthält, mieten Sie das System nur.
- Integrationsaufwand wird im Nachhinein pro Connector bepreist. Lassen Sie die Liste der Connectors verbindlich in den Vertrag aufnehmen. „Anbindung an Ihr CRM“ ist keine Leistungsbeschreibung; „schreibt Lead-Score und Quelle in HubSpot-Kontakteigenschaften X, Y, Z“ ist eine.
- Nacharbeiten bei Modelländerungen. Modelle werden in einem Zyklus von 6 bis 18 Monaten abgelöst. Klären Sie, wer für die Migration aufkommt, wenn dies passiert.
- Schulung und Dokumentation. Typischerweise 4 - 10 Arbeitsstunden. Wenn dies nicht im Angebot steht, wird es als Change Request abgerechnet.
Wie Sie zwei Angebote richtig vergleichen
Stellen Sie beide Angebote auf dieselbe Drei-Jahres-Basis:
Gesamtkosten = Entwicklungspreis + (monatliche Betriebskosten x 36) + (Retainer x 36) + erwartete Nacharbeiten
Eine Umsetzung für 4.000 EUR mit einem monatlichen Retainer von 1.500 EUR kostet über drei Jahre 58.000 EUR. Eine Umsetzung für 12.000 EUR mit einem Retainer von 200 EUR kostet 19.200 EUR. Das günstigere Angebot ist oft die teurere Geschäftsbeziehung – und der Retainer ist der Posten, in dem sich dieser Unterschied versteckt.
Prüfen Sie anschließend den Payback. Wenn ein Workflow einer Person 8 Stunden pro Woche bei Vollkosten von 25 EUR pro Stunde erspart, entspricht das 866 EUR monatlich. Ein Projekt für 5.000 EUR amortisiert sich in weniger als sechs Monaten. Wenn eine Agentur keinen konkreten Wert an eingesparten Stunden für ihr eigenes Angebot nennen kann, hat sie Ihren Prozess nicht tief genug durchdrungen, um ihn zu automatisieren.
Was wir anbieten und wie
Discovery und Konzeption sind kostenlos. Sie erhalten einen transparent aufgeschlüsselten Festpreis pro System, die Connector-Liste schriftlich, Ihre eigenen API-Accounts, die vollständige Übergabe von Code und Prompts bei der Schlusszahlung sowie eine Schätzung der monatlichen Betriebskosten auf Basis Ihres realen Volumens. Erstes System live in 4 Wochen.