Röviden
Ha a folyamatod ugyanolyan, mint a legtöbb cégé (számlázás, könyvelés, egyszerű webshop, alap CRM), egy kész rendszer általában olcsóbb és gyorsabb. Az egyedi szoftverfejlesztés akkor éri meg, ha a folyamatod a versenyelőnyöd, ha több kész eszközt ragasztasz össze táblázatokkal, vagy ha a felhasználónkénti előfizetések összege már több, mint amennyibe egy saját eszköz kerülne.
Sok kkv-nak a legjobb megoldás a kettő keveréke: a szokásos részekre kész rendszer, és mellé egy kisebb egyedi szoftver ott, ahol a kész eszköz nem illik a folyamatodhoz.
Néhány fogalom, hogy egy nyelvet beszéljünk
SaaS (Software as a Service). A SaaS jelentése: szoftver szolgáltatásként. Nem vásárolod meg és nem telepíted, hanem havidíjat fizetsz érte, és böngészőből használod. Ilyen például egy online számlázó, egy CRM vagy egy projektmenedzsment eszköz.
Vállalatirányítási rendszer (ERP). Olyan rendszer, ami a cég több területét egy helyen kezeli: készlet, beszerzés, értékesítés, pénzügy, gyártás. Nagyobb cégeknek jó, de a bevezetése általában hosszabb és drágább projekt, és sok kkv csak a funkciói kis részét használja.
Egyedi szoftver. Kifejezetten a te folyamatodra épül. Pontosan azt tudja, amire szükséged van, és a tied: nem függ attól, hogy egy szolgáltató mit fejleszt bele a következő évben.
Mikor jobb egy kész rendszer?
- Ha a folyamat szabványos: számlázás, könyvelés, bérszámfejtés, hírlevélküldés.
- Ha szabályozási megfelelés kell (például NAV-bekötés), amit egy kész szolgáltató már megoldott és karbantart.
- Ha egyszerű webshop kell kész fizetési, szállítási és készletkezelő bővítményekkel. Erre a Shopify vagy a WooCommerce általában gyorsabb és olcsóbb.
- Ha kevés a felhasználó, és a havidíj alacsony.
- Ha holnapra kell, és nincs idő tervezni.
Ilyenkor egy egyedi fejlesztés inkább pénzkidobás, és ezt mi is meg szoktuk mondani az első beszélgetésen.
Mikor éri meg az egyedi szoftverfejlesztés?
1. A folyamatod a versenyelőnyöd. Ha az ajánlatadás, az árazás vagy az ügyfélkiszolgálás módja különböztet meg a versenytársaktól, egy kész rendszer átlagossá tesz. Az Agrider fotó alapú gépértékbecslője és lízingkalkulátora például olyan, amit kész webshopmotor nem tud.
2. Több eszközt ragasztasz össze kézzel. Ha az adat egy űrlapból táblázatba, onnan e-mailbe, onnan egy másik rendszerbe megy, és ezt valaki kézzel másolja, az minden nap órákat visz el, és hibákat termel.
3. Drága a felhasználónkénti díj. Sok SaaS felhasználónként számláz. 3–5 főnél ez jó üzlet, 20–30 főnél már komoly havi tétel lehet.
4. A kész rendszer 80%-ban jó, de a hiányzó 20% a lényeg. Ha minden nap ugyanazt a kerülőutat járjátok, mert a rendszer nem tud egy dolgot, azt érdemes megszámolni.
5. Saját terméket építesz. Ha a szoftver maga az, amit eladsz (SaaS termék), akkor nincs kész rendszer, ami helyetted lenne a termék. A DogDietLab és a Vistobi a saját ilyen termékeink.
Számold ki 3 évre
A döntéshez nem az első havi díjat, hanem a teljes költséget érdemes összevetni, legalább 3 évre.
Kész rendszer: havidíj × felhasználók száma × 36 hónap + bevezetés + a kerülőutak és a kézi munka ideje.
Egyedi szoftver: fejlesztés + üzemeltetés és karbantartás 3 évre + továbbfejlesztés.
Egy kitalált, de reális példa: ha 15 munkatárs használ egy eszközt havi 15 000 Ft-ért fejenként, az havi 225 000 Ft, 3 év alatt 8,1 millió Ft, és ebben még nincs benne a kézi másolásra elmenő idő. Ha egy egyedi belső rendszer pontosan azt tudja, amire a csapatnak szüksége van, a fejlesztés és az üzemeltetés együtt ennek töredéke is lehet. Ha viszont csak 3 fő használná, a kész eszköz szinte biztosan olcsóbb.
Az AI-jal támogatott fejlesztés ezen a számításon sokat változtatott: egy egyedi belső rendszer ma hetek alatt elkészül, nem hónapok alatt, így a fejlesztési oldal is kisebb. Nálunk egy egyedi alkalmazás 800 000 Ft-tól indul, a részleteket ebben a cikkben bontottuk ki.
A köztes út: kész rendszer és egyedi kiegészítő
Nem kell mindent lecserélni. Gyakran a legjobb megoldás:
- A számlázás és a könyvelés marad a kész rendszerben.
- Készül mellé egy ügyfélportál vagy egy belső eszköz a te folyamatodra.
- A kettő közé integráció kerül, hogy az adatot senkinek ne kelljen kézzel átmásolni.
Így a szabályozási részekkel nem kell foglalkoznod, az egyedi rész pedig kicsi, gyorsan elkészül és olcsóbb.
Ellenőrzőlista a döntés előtt
- Le tudod írni egy oldalon, mit kell tudnia a rendszernek?
- Kipróbáltad legalább két kész eszköz ingyenes próbaverzióját?
- Megszámoltad, hány óra megy el havonta kézi másolásra és kerülőutakra?
- Kiszámoltad a kész rendszer 3 éves költségét a valós felhasználószámmal?
- Tudod, ki fogja üzemeltetni és karbantartani az egyedi szoftvert?
- Van valaki a cégnél, aki dönteni tud a funkciókról a fejlesztés alatt?
Ha ezekre megvan a válasz, egy 30 perces beszélgetésből már kiderül, melyik út a jobb.
Gyakori kérdések
Kié lesz az egyedi szoftver?
Ezt az ajánlatban rögzíteni kell: ki kezeli a tárhelyet, a domaint, az adatokat, és mit kapsz meg a projekt végén. Nálunk ez minden ajánlatban le van írva.
Mi van, ha később nő a cég?
Egy jól megtervezett adatmodellel az egyedi szoftver bővíthető: új szerepkörök, új modulok, új integrációk jöhetnek hozzá. Ezért kezdjük mindig az adatmodellel.
Le lehet cserélni vele a vállalatirányítási rendszert?
Egy kkv-nál néha igen, ha az ERP-ből csak néhány modult használtok. Gyakoribb, hogy az ERP marad, és az egyedi szoftver azt egészíti ki ott, ahol kényelmetlen.
Kapcsolódó olvasmányok
- Mennyibe kerül egy applikáció fejlesztése 2026-ban?
- Applikáció készítés lépései: az ötlettől az élesítésig
- WordPress vagy egyedi fejlesztés? Mit válassz 2026-ban
- AI automatizáció költségei és megtérülése kisvállalkozásoknak
Ha egyedi szoftverben gondolkodsz, nézd meg az egyedi szoftverfejlesztés szolgáltatásunkat.