En resumen
Si tu proceso se parece al de la mayoría de empresas (facturación, contabilidad, una tienda online sencilla, un CRM básico), el software estándar suele ser más barato y más rápido. El desarrollo de software a medida compensa cuando tu proceso es tu ventaja competitiva, cuando unes varias herramientas con hojas de cálculo, o cuando las suscripciones por usuario suman más de lo que costaría tu propia herramienta.
Para muchas pymes la mejor respuesta es una mezcla: software estándar para las partes estándar, y una herramienta a medida más pequeña donde el producto ya hecho no encaja con tu proceso.
Algunos términos, para hablar el mismo idioma
SaaS (Software as a Service). No compras ni instalas el software, pagas una cuota mensual y lo usas en el navegador. Ejemplos: facturación online, un CRM, una herramienta de gestión de proyectos.
ERP (planificación de recursos empresariales). Un sistema que gestiona varias áreas de la empresa en un solo lugar: stock, compras, ventas, finanzas, producción. Bueno para empresas grandes, pero la implantación suele ser un proyecto más largo y caro, y muchas pymes solo usan una pequeña parte.
Software a medida. Se construye específicamente alrededor de tu proceso. Hace exactamente lo que necesitas, y es tuyo: no depende de lo que un proveedor decida desarrollar el año que viene.
¿Cuándo es mejor el software estándar?
- El proceso es estándar: facturación, contabilidad, nóminas, newsletters.
- Necesitas cumplimiento normativo (por ejemplo factura electrónica o declaraciones fiscales) que un proveedor ya resuelve y mantiene.
- Necesitas una tienda online estándar con plugins de pago, envíos y stock ya hechos. Shopify o WooCommerce suelen ser más rápidos y baratos.
- Hay pocos usuarios y la cuota mensual es baja.
- Lo necesitas mañana, sin tiempo para planificar.
En estos casos el desarrollo a medida es dinero tirado, y te lo decimos en la primera llamada.
¿Cuándo compensa el desarrollo de software a medida?
1. Tu proceso es tu ventaja. Si tu forma de presupuestar, fijar precios o atender a los clientes te diferencia, un sistema estándar te hace igual que los demás. La tasación de maquinaria por fotos y la calculadora de leasing de Agrider, por ejemplo, son cosas que ningún motor de tienda online hace de serie.
2. Unes herramientas a mano. Si los datos pasan de un formulario a una hoja de cálculo, luego a un email y luego a otro sistema, y alguien los copia a mano, eso cuesta horas cada día y genera errores.
3. Las cuotas por usuario salen caras. Muchas herramientas SaaS cobran por usuario. Con 3 a 5 personas es un buen negocio. Con 20 o 30 puede ser un coste mensual serio.
4. La herramienta acierta en un 80 %, pero el 20 % que falta es lo importante. Si tu equipo usa el mismo apaño cada día porque el sistema no sabe hacer una cosa, calcula lo que cuesta.
5. Estás construyendo tu propio producto. Si el software es lo que vendes (un producto SaaS), no hay sistema estándar que pueda ser tu producto. DogDietLab y Vistobi son productos propios nuestros de este tipo.
Haz las cuentas a 3 años
Compara el coste total a al menos 3 años, no la primera cuota mensual.
Software estándar: cuota mensual × número de usuarios × 36 meses + puesta en marcha + el tiempo que se va en apaños y trabajo manual.
Software a medida: desarrollo + alojamiento y mantenimiento durante 3 años + funciones nuevas.
Un ejemplo inventado pero realista: 15 personas usando una herramienta de 40 € por usuario al mes son 600 € al mes, 21.600 € en 3 años, sin contar el tiempo de copiar datos a mano. Si una herramienta interna a medida hace exactamente lo que necesita el equipo, el desarrollo y el alojamiento juntos pueden ser una fracción de eso. Si solo la usaran 3 personas, la herramienta estándar es casi seguro más barata.
El desarrollo asistido por IA ha cambiado este cálculo: una herramienta interna a medida tarda hoy semanas, no meses, así que el lado del desarrollo también es menor. Con nosotros una app a medida empieza desde 2.000 €, y los detalles están en este artículo.
El camino intermedio: software estándar más un complemento a medida
No tienes que sustituirlo todo. A menudo la mejor configuración es:
- La facturación y la contabilidad se quedan en el sistema estándar.
- Se construye un portal de clientes o una herramienta interna para tu propio proceso.
- Una integración conecta ambos, así nadie copia datos a mano.
No tienes que ocuparte de las partes reguladas, y la parte a medida queda pequeña, rápida de construir y más barata.
Checklist antes de decidir
- ¿Puedes describir en una página lo que debe hacer el sistema?
- ¿Has probado al menos dos herramientas estándar en prueba gratuita?
- ¿Has contado las horas al mes que se van en copiar a mano y en apaños?
- ¿Has calculado el coste a 3 años de la herramienta estándar con tu número real de usuarios?
- ¿Sabes quién alojará y mantendrá el software a medida?
- ¿Hay una persona en la empresa que pueda decidir sobre las funciones durante el proyecto?
Si tienes estas respuestas, basta una llamada de 30 minutos para ver qué camino es mejor.
Preguntas frecuentes
¿De quién es el software a medida?
Esto tiene que estar en la propuesta: quién gestiona el alojamiento, el dominio y los datos, y qué recibes al final del proyecto. Nosotros lo ponemos en cada propuesta.
¿Y si la empresa crece?
Con un modelo de datos bien diseñado, el software a medida puede crecer: se pueden añadir roles, módulos e integraciones nuevas. Por eso siempre empezamos por el modelo de datos.
¿Puede sustituir a nuestro ERP?
En una pyme, a veces, si solo usáis unos pocos módulos del ERP. Más a menudo el ERP se queda y el software a medida cubre los huecos donde es incómodo de usar.
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